Erfüllung von Informations-/Dokumentationspflichten nach DSGVO
Stand 02.07.2024
Gemäß der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hier über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.
Ich bestätige, dass die VDI Technologiezentrum GmbH mich über alle in den Hinweisen zum Datenschutz genannten Punkte und insbesondere über mein Widerspruchsrecht informiert hat.*
Wir freuen uns über Ihr Interesse an der Teilnahme an der 29. Netzwerkkonferenz Ressourceneffizienz, die die VDI Technologiezentrum GmbH (VDI TZ) im Auftrag des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz (BMUV) organisiert. Entsprechend der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bitten wir Sie, die nachfolgenden Angaben zur Kenntnis zu nehmen und uns Ihre Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Punkte zu geben, für die eine Einwilligung als Rechtsgrundlage der Verarbeitung erforderlich ist.
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu u. g. Zwecken ist das Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz (BMUV). Erreichbar ist das BMUV per Mail an poststelle@bmuv.bund.de, postalisch (Stresemannstraße 128 - 130, 10117 Berlin) oder per Telefon (+49 (0) 30 18 305-0).
Datenschutzbeauftragte des BMUV sind postalisch erreichbar unter o. g. Adresse, der Telefonnummer +49 (0) 30 18 305-4550 oder über das Kontaktformular des BMUV unter https://www.bmuv.de/buergerservice/kontakt.
Zwecke und weitere wesentliche Eigenschaften der Datenverarbeitung sind
a) Für die Veranstaltungsorganisation bzw. das Teilnahmemanagement notwendige Verarbeitung personenbezogener Daten, darunter:
Im Fall der rein virtuellen Veranstaltungsteilnahme
Kommunikation mit Teilnehmerinnen und Teilnehmern zur Information über veranstaltungsbezogene Aspekte,
Eintrag auf die Liste der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die diesen zum Netzwerken und zur Transparenz des Publikums zur Verfügung gestellt wird. Betroffene Datenkategorien sind hierfür nur Vorname, Nachname, Organisation/ Institution.
Im Fall der physischen Veranstaltungsteilnahme kommen hinzu:
Sicherstellung ausreichender Einrichtungen am Veranstaltungsort sowie Sicherstellung einer ausreichenden Verpflegung (Catering)
Druck eines Namensschilds („Badge“) der anwesenden Teilnehmenden, das diesen zum Netzwerken und zur Transparenz des Publikums zur Verfügung gestellt wird. Betroffene Datenkategorien sind hierfür nur Vorname, Nachname, Organisation/ Institution.
Kategorien der für Veranstaltungsorganisation bzw. das Teilnahmemanagement erhobenen Daten sind: Vorname, Nachname, E-Mailadresse, Institution/Organisation.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Anbahnung bzw. Durchführung des mit dem jeweils Betroffenen zu schließenden Vertrags über die Teilnahme an einer Veranstaltung des Auftragsverarbeiters im Auftrag des Verantwortlichen nach Artikel 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO.
Die Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten richtet sich nach der Erforderlichkeit für die Veranstaltungsorganisation bzw. das Teilnahmemanagement. Die Veranstaltungsnachpflege, z. B. auch zur Information der Teilnehmerinnen und Teilnehmer über eine eventuelle Nachberichterstattung zur Veranstaltung, wird für diese Veranstaltung bis spätestens sechs Monate nach der Veranstaltung vorgenommen, so dass die Daten für diesen Zweck spätestens zu Beginn des siebten Monats gelöscht werden.
b) Verarbeitung von Daten für das Projektmonitoring, insbesondere der Kategorie Firma/ Unternehmen bzw. Institution/Organisation.
In der Regel sind diese nicht als personenbezogene Daten zu betrachten, da die Fallzahlen meist ausreichend groß sind, so dass nicht auf einzelne Personen geschlossen werden kann. In Einzelfällen können jedoch die für das Monitoring genutzten Daten einen Personenbezug aufweisen bzw. die Identifikation einzelner Personen erlauben.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Erforderlichkeit zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt nach Artikel 6 Abs. 1 lit. e DSGVO. Konkret ist es für diesen Umsetzungsmechanismus der deutschen Ressourceneffizienz- und Nachhaltigkeitspolitik erforderlich, ein Monitoring der im Auftrag des BMUV organisierten Veranstaltungen durchzuführen.
Die Dauer der Speicherung eventuell in diesem Bereich bestehender personenbezogener Daten vor ihrer vollständigen Anonymisierung richtet sich nach der Erforderlichkeit für die Umsetzung des Veranstaltungsmonitorings in zumutbaren, angemessenen Zeiträumen und ist auf ein Jahr nach Ablauf der Projektlaufzeit des Projekts „Kompetenzzentrum für Ressourceneffizienz“ festgelegt.
Da die Daten spätestens nach der Verarbeitung in den Monitoringberichten, in denen eine prozentuale Aufteilung Teilnehmender in verschiedene Zielgruppensegmente vorgenommen wird, nicht mehr als personenbezogene, sondern in Form anonymisierter Daten vorliegen, unterfällt die langfristige Speicherung der Monitoringberichte nicht mehr der DSGVO.
c) Zweck der nachträglichen Kontaktaufnahme
Verarbeitung zum Zweck der nachträglichen Kontaktaufnahme entweder für das Monitoring bei Veranstaltungen oder zur Information und Einladung zu weiteren Veranstaltungen im Themenbereich Ressourceneffizienz und angrenzenden Themenbereichen. Im Rahmen des Monitorings Veranstaltungen werden Teilnehmende nach der Veranstaltung eventuell kontaktiert (telefonisch, per E-Mail oder Post) und nach dem Einsatz der im Rahmen der Veranstaltung erlangten Kenntnisse in ihrer täglichen Praxis befragt. Alternativ werden sie eventuell (telefonisch, per E-Mail oder Post) auf weitere Veranstaltungen aufmerksam gemacht.
Kategorien der für diesen Zweck erhobenen Daten sind: Geschlecht („Anrede“), Titel, Vorname, Nachname, Kontaktdaten (Mail- und Postadresse als Pflichtfeld). Optionale Angaben enthalten: Firma, Abteilung, Telefon, Telefax, Land, Bemerkungen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Erforderlichkeit zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt nach Artikel 6 Abs. 1 lit. e. DSGVO. Konkret ist es für diesen Umsetzungsmechanismus der deutschen Ressourceneffizienz- und Nachhaltigkeitspolitik erforderlich, Einschätzungen darüber gewinnen zu können, ob die während Veranstaltungen erlangten Kenntnisse Eingang in die tägliche Praxis der Teilnehmenden gefunden haben und wie die Veranstaltungs- und andere Angebote der Bundesregierung und ihrer Beauftragten verbessert werden können.
Die Dauer der Speicherung für diesen Zweck ist auf 5 Jahre ab Besuch der letzten Veranstaltung der VDI TZ GmbH festgelegt.
Im Falle einer physischen Veranstaltungsteilnahme: d) Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck des Nachweises der gesetzmäßigen Ausgabe öffentlicher Mittel (bzw. Zweck des Kostennachweises für Rechnungsprüfung der öffentlichen Hand) sowie zur Einhaltung steuerlicher Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen.
Kategorien der für diesen Zweck erhobenen Daten sind bestimmt durch die bei der Veranstaltung ausliegenden Listen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, auf denen Vorname, Nachname, Organisation/ Institution sowie die Unterschriften der Anwesenden vermerkt sind.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind rechtliche Verpflichtungen, denen der Verantwortliche (bzw. sein Auftragsverarbeiter) unterliegt nach Artikel 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO. Dies betrifft zum einen die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P), in denen unter 6.5 eine Mindestaufbewahrungsfrist für Originalbelege (zu denen auch der Nachweis der Bewirtung der Teilnehmenden über unterschriebene Listen von Teilnehmenden zählt) von fünf Jahren festgelegt ist. Zum anderen gelten nach § 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr.1, 4 und 4a Abgabenordnung (AO), § 14b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) u. a. für Buchungsbelege (zu denen auch der Nachweis der Bewirtung der Teilnehmenden über unterschriebene Listen von Teil-nehmenden zählt) Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren. Daran bemisst sich die Dauer der Speicherung für diese Zwecke. Nach Ablauf der Fristen werden diese Daten gelöscht.
Im Falle einer virtuellen Veranstaltungsteilnahme: e) Zweck der virtuellen Veranstaltungsteilnahme (Informationen gemäß Art. 13 DSGVO zur virtuellen Veranstaltungsteilnahme)
Die Veranstaltung kann über einen Live-Stream empfangen werden. Der Live-Stream bietet Teilnehmerinnen und Teilnehmern die Möglichkeit, per virtueller Fragestellung an der Veranstaltung teilzunehmen. Zur Bereitstellung und durch die Nutzung der Funktion der virtuellen Fragestellung sowie zum Empfang des Live-Streams werden personenbezogene Daten verarbeitet. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist freiwillig. Ohne die zumindest kurzzeitige Verarbeitung einzelner davon (wie z. B. IP-Adressen) können Sie die Funktion zur virtuellen Fragestellung nicht nutzen bzw. den Livestream nicht empfangen. Sie müssen zur Nutzung jedoch zu keinem Zeitpunkt Ihren realen Namen, Ihre Organisationszugehörigkeit, Adress- oder Kontaktdaten an uns übermitteln oder offen legen.
Datenerfassung und Speicherdauer im Livestream: Beim Empfang des Live-Streams über die Videoplattform wird ein Cookie, also eine kleine Textdatei, auf Ihrem Endgerät abgelegt. Sie enthält Informationen über die Nutzung der Plattform wie IP-Adresse, Zeitstempel, URL, verwendeter Browser und dessen Version sowie das Betriebssystem des Nutzers. Aus den uns übermittelten Daten werden keine Rückschlüsse auf die Identität einzelner Personen gezogen, welche die Videoplattform genutzt haben. Cookies werden auf Ihrem Endgerät gespeichert und von diesem Rechner an uns übermittelt. Daher haben Sie als Nutzerinnen und Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Browser-Einstellung können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen.
Datenerfassung und Speicherdauer durch die virtuelle Fragestellungsfunktion: Bei Nutzung der virtuellen Fragestellungsfunktion wird Ihre IP-Adresse erhoben und gespeichert. Darüber hinaus werden Ihre Nachrichten mit Datum und Uhrzeit sowie eventuell Ihr freiwillig von Ihnen eingegebener Name im Kommentar-Archiv gespeichert. Für die Nutzung der Kommentarfunktion ist es nicht erforderlich, Ihren realen Namen einzugeben. Ihre IP-Adresse wird temporär, d.h. so lange Sie diese Funktion geöffnet haben, gespeichert. Diese Informationen werden also spätestens nach Beendigung gelöscht. Die im Kommentar-Archiv gespeicherten personenbezogenen Daten werden vom Zeitpunkt der Erhebung bis maximal einen Monat nach der Veranstaltung gespeichert.
Sofern die verarbeiteten Daten einen Personenbezug haben, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. e DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Erforderlichkeit zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt. Konkret ist es für diesen Umsetzungsmechanismus der deutschen Ressourceneffizienz- und Nachhaltigkeitspolitik erforderlich, die Teilnahme an virtuellen Veranstaltungsangeboten zu ermöglichen, die im Rahmen des Vorhabens „Kompetenzzentrum für Ressourceneffizienz“ bereitgestellt werden. Die Daten dienen einerseits dem ordnungsgemäßen technischen Betrieb von virtueller Fragestellungsfunktion und Live-Stream, d.h. ohne diese Informationen können wir Ihnen diese Angebote nicht zur Verfügung stellen. Die Setzung des Cookies dient darüber hinaus der Analyse der Nutzung des Video-Inhalts und der Videoplattform. Mit dieser statistischen Erfassung können wir analysieren, wie viele Personen sich den Livestream angeschaut haben. Eine Identifikation von Personen oder eine Erstellung von Profilen erfolgt nicht. Die Zählung der Teilnehmenden ist erforderlich zum Beleg des wirksamen Einsatzes öffentlicher Mittel im Rahmen des Vorhabens „Kompetenzzentrum für Ressourceneffizienz“.
Zur Bereitstellung der virtuellen Fragefunktion und des Live-Streams zum Zweck der virtuellen Durchführung der Veranstaltung, wurde die Akademie der Künste (Hanseatenweg 10, 10557 Berlin, E-Mail: datenschutz@adk.de), beauftragt. Mit diesem wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.
Bitte beachten Sie ergänzend zu dieser Datenschutzerklärung die Hinweise zum Datenschutz des Auftragsverarbeiters. Mehr Informationen hierzu finden Sie für die Akademie der Künste unter https://www.adk.de/de/datenschutz.htm.
Wir haben mit der Akademie der Künste einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der uns Weisungsrechte zusagt und die Zuverlässigkeit und Sicherheit der Datenverarbeitung gewährleistet. In dem Vertrag verpflichtet sie sich außerdem dazu, die Daten der Nutzerinnen und Nutzer zu schützen und insbesondere nicht an Dritte weiterzugeben. Mit weiteren eingesetzten Unterauftragnehmern und Dienstleistern hat die Akademie der Künste entsprechende Verträge abgeschlossen.
Für das Hosting der NeRess-Website nutzt die VDI TZ GmbH die Dienste des Auftragsverarbeiters Hetzner Online GmbH. Da die erhobenen Daten über diesen Dienst übermittelt werden, ist die Hetzner Online GmbH ebenfalls als Datenempfänger mit angegeben.
Datenempfänger für grundsätzlich alle o. g. Verarbeitungszwecke ist das Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz (BMUV), in dessen Auftrag die VDI Technologiezentrum GmbH (VDI TZ) bezüglich der Organisation dieser Veranstaltungsreihe arbeitet.
Alle von der Datenverarbeitung für o. g. Zwecke Betroffene genießen ein Recht auf Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten (vgl. Art 15 DSGVO) sowie auf deren Berichtigung (vgl. Art 16 DSGVO) oder deren Löschung (vgl. Art 17 DSGVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (vgl. Art 18 DSGVO) oder ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (vgl. Art 13 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (vgl. Art 20 DSGVO). Um diese Rechte geltend zu machen, nutzen Sie bitte das Kontaktformular des VDI TZ, die Emailadresse datenschutz@vdi-zre.de oder den Postweg (VDI Technolgiezentrum GmbH, Bülowstr. 78, 10783 Berlin).
Ferner genießen dort, wo die Rechtsgrundlage der Verarbeitung auf einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO beruht, die von der Datenverarbeitung für die entsprechenden Zwecke Betroffenen ein Recht, die zur Datenverarbeitung gegebene Einwilligung jederzeit zu widerrufen (über o. g. Kontaktmöglichkeiten). Schließlich genießen alle von der Datenverarbeitung für o.g. Zwecke Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.